Prompt: przekaż klientowi złą wiadomość o konieczności dopłaty

przez

Gdy w projekcie brakuje zasobów, coś nie zostało dowiezione, a Ty musisz powiedzieć prawdę: termin się sypie bo zakres jest za duży albo budżet trzeba zwiększyć. Ten prompt pomoże Ci napisać komunikat bez obwiniania, bez tłumaczenia się, za to z jasnym planem i prośbą o decyzję.

Kiedy użyć

  • Musisz przesunąć deadline, bo zasoby nie wystarczają.
  • Wyszło niedoszacowanie i potrzebujesz renegocjować budżet.
  • Ktoś w zespole nie dowiózł, a Ty nie chcesz przerzucać winy na ludzi.
  • Czujesz wstyd, onieśmielenie przed autorytetem, albo lęk o status.
  • Boisz się, że powiedzenie prawdy zepsuje relację.
  • Chcesz zwiększyć szanse powodzenia projektu przez szybkie wyjaśnienie faktów i opcji.

Co przygotować przed użyciem

  • Krótkie fakty: co było ustalone i co realnie jest dziś.
  • Wpływ: co to zmienia w terminie, budżecie lub zakresie.
  • Co już zrobiliście, żeby ograniczyć szkody.
  • 2–3 realne opcje: deadline, zakres, zasoby, budżet.
  • Twoja rekomendacja: jedna, konkretna.
  • Jedno pytanie decyzyjne: czego potrzebujesz od klienta/szefa.
  • Preferowany kanał: mail, Teams, call, status update.

Zasady dobrego promptowania w tym przypadku

  1. Każ modelowi pisać „fakty → wpływ → opcje → rekomendacja → prośba o decyzję”.
  2. Zablokuj język winy: bez „zawalił”, „oni”, „przez nich”.
  3. Wymuś konkret: daty/etapy tylko jeśli je znasz, inaczej nazwij je etapami (MVP, etap 1, final).
  4. Dodaj „co kontrolujemy” i „co wymaga decyzji” jako osobne linie.
  5. Poproś o 2 wersje: krótka (Teams) i pełna (mail).
  6. Wymuś spokojny ton: stanowczy, rzeczowy, bez emocjonalnego „błagania”.
  7. Zakończ jasnym next step i terminem odpowiedzi.

Gotowy prompt do skopiowania

Jak wypełnić zmienne

  • {{kanał}}: mail / Teams / Slack / call-notatka
  • {{relacja}}: klient / szef / partner / zespół
  • {{projekt}}: nazwa i 1 zdanie kontekstu
  • {{ustalenia}}: co było obiecane (zakres + termin + budżet w słowach, bez kwot jeśli nie chcesz)
  • {{fakty}}: co się stało i co jest prawdą dziś
  • {{wpływ}}: co to zmienia (deadline/budżet/zakres/ryzyko)
  • {{co_zrobilismy}}: działania naprawcze już wykonane
  • {{opcje}}: 2–3 opcje (deadline vs zakres vs dodatkowe zasoby/budżet)
  • {{rekomendacja}}: jedna propozycja, którą uważasz za najlepszą
  • {{prośba_o_decyzje}}: czego dokładnie potrzebujesz (akceptacja opcji, decyzja, call)
  • {{termin_odpowiedzi}}: do kiedy potrzebujesz odpowiedzi
  • {{ton}}: neutralny / stanowczy / bardzo krótki
  • {{limit_znakow}}: np. „do 600 znaków” dla Teams lub „bez limitu” dla maila
Jesteś asystentem komunikacji w projektach. Pomóż mi przekazać trudną wiadomość tak, żeby:
- powiedzieć prawdę (bez ukrywania i bez lania wody),
- nie obwiniać ludzi ani klienta,
- wziąć odpowiedzialność za proces,
- podać jasne opcje i poprosić o decyzję,
- zwiększyć szanse powodzenia projektu.

Kontekst:
- Kanał: {{kanał}}
- Relacja: {{relacja}}
- Projekt: {{projekt}}

Ustalenia (co było umówione):
{{ustalenia}}

Fakty (co się stało, bez ocen i bez winy):
{{fakty}}

Wpływ (co to zmienia w terminie/budżecie/zakresie/ryzyku):
{{wpływ}}

Co już zrobiliśmy, żeby ograniczyć problem:
{{co_zrobilismy}}

Opcje rozwiązania (2–3, realistyczne, bez obietnic „na siłę”):
{{opcje}}

Moja rekomendacja (1 opcja + krótkie uzasadnienie):
{{rekomendacja}}

Prośba o decyzję / następny krok:
{{prośba_o_decyzje}}
Termin odpowiedzi: {{termin_odpowiedzi}}

Wymagania do stylu:
- Ton: {{ton}}
- Bez obwiniania, bez usprawiedliwień, bez dramatyzowania.
- Konkretnie: jedna myśl w zdaniu, krótkie akapity.
- Zakończ pytaniem decyzyjnym.

Wynik:
1) Wersja krótka ({{limit_znakow}}) do {{kanał}}.
2) Wersja pełna (mail) z nagłówkami: Fakty / Wpływ / Opcje / Rekomendacja / Decyzja.
3) Jedno zdanie „gdy padnie pytanie: dlaczego dopiero teraz?” — spokojna odpowiedź bez obrony.

Przykład użycia

Wypełnione zmienne (skrót)

  • {{kanał}}: mail
  • {{relacja}}: klient
  • {{projekt}}: „Wdrożenie landing page + integracje formularza”
  • {{ustalenia}}: „Mieliśmy dowieźć pełną integrację i finalną wersję strony w uzgodnionym terminie, w ramach obecnego budżetu.”
  • {{fakty}}: „Kluczowy element integracji nie został dowieziony po naszej stronie na czas. Po weryfikacji wyszło, że brakuje zasobów, żeby dokończyć bez ryzyka jakości.”
  • {{wpływ}}: „Bez dodatkowych zasobów ryzykujemy dalsze opóźnienie i poprawki po starcie. Żeby dowieźć stabilnie, potrzebujemy albo więcej czasu, albo dodatkowego wsparcia.”
  • {{co_zrobilismy}}: „Zabezpieczyliśmy część frontu, uporządkowaliśmy backlog, zrobiliśmy przegląd ryzyk i plan domknięcia.”
  • {{opcje}}: „A) Przesunięcie deadline i domknięcie pełnego zakresu. B) Utrzymanie terminu, ale MVP: podstawowa integracja teraz, reszta po starcie. C) Utrzymanie zakresu i terminu przez dołożenie zasobów, co wymaga zwiększenia budżetu.”
  • {{rekomendacja}}: „C: dołożenie zasobów, bo minimalizuje ryzyko po starcie i ogranicza chaos.”
  • {{prośba_o_decyzje}}: „Proszę o wybór opcji A/B/C lub krótkie okno na rozmowę i decyzję.”
  • {{termin_odpowiedzi}}: „do końca dnia”
  • {{ton}}: stanowczy, spokojny
  • {{limit_znakow}}: „do 700 znaków”

Przykładowy wynik (fragment, wersja krótka do Teams)
„Aktualizacja projektu: wyszło, że przy obecnych zasobach nie dowieziemy stabilnie pełnej integracji bez ryzyka poprawek po starcie. Mamy trzy opcje: (A) przesunąć deadline i domknąć zakres, (B) utrzymać termin i zrobić MVP teraz, resztę po starcie, (C) utrzymać termin i zakres przez dołożenie zasobów, co oznacza zwiększenie budżetu. Rekomenduję (C), bo minimalizuje ryzyko i ogranicza chaos. Którą opcję wybierasz? Jeśli wolisz, złapmy krótką rozmowę dziś.”

Najczęstsze błędy i poprawki

  1. Błąd: ukrywanie stanu faktycznego do ostatniej chwili.

    Poprawka: komunikuj od razu, gdy widzisz ryzyko. Prawda wcześniej jest tańsza niż prawda później.


  2. Błąd: obwinianie pracownika lub „ludzie zawiedli”.

    Poprawka: mów o procesie i faktach. „Brakuje zasobów” zamiast „ktoś zawalił”.


  3. Błąd: zbyt długie tłumaczenie się i nadmiar kontekstu.

    Poprawka: trzymaj strukturę: fakty → wpływ → opcje → decyzja.


  4. Błąd: proszenie o „zwiększenie budżetu” bez opcji i bez uzasadnienia.

    Poprawka: pokaż alternatywy i konsekwencje, a potem rekomendację.


  5. Błąd: obiecywanie „na pewno dowieziemy” mimo ryzyk.

    Poprawka: mów o planie i warunkach. Unikaj gwarancji, dawaj przewidywalność.


  6. Błąd: komunikat napisany z pozycji wstydu: miękki, niejasny, z aluzjami.

    Poprawka: proste zdania, jedna prośba decyzyjna, termin odpowiedzi.


  7. Błąd: brak następnego kroku.

    Poprawka: zakończ pytaniem „A/B/C?” albo propozycją calla i konkretnym celem rozmowy.


Warianty promptu

Krótki (Teams/SMS, gdy nie chcesz się rozpisać):

Ustaw: {{kanał}}=Teams, {{limit_znakow}}=krótko, {{ton}}=bardzo krótki.

W {{opcje}} wpisz tylko 2 opcje, a nie 3.

Precyzyjny (gdy rozmowa jest o pieniądzach i ryzyku):

W {{wpływ}} dodaj: „co ryzykujemy, jeśli nic nie zmienimy”.

W {{opcje}} dopisz przy każdej opcji: „plusy/minusy” w jednym zdaniu.

Dla zalatanych (gdy stres Cię blokuje):

    W {{fakty}} wpisz tylko 3 linie: „Co było ustalone / Co jest dziś / Co jest potrzebne”.

W {{rekomendacja}} dopisz: „dlaczego to jest najbezpieczniejsze”.

    Następny krok

    Powiązane: Prompt do przesunięcia terminu projektu

    Dodaj komentarz