Masz projekt, który wisi nad głową, a lista zadań tylko rośnie. Wiesz, że coś jest ważne, ale nie możesz ruszyć, bo wszystko wygląda na zbyt duże, zbyt niejasne albo zbyt ryzykowne, żeby zacząć.
Kanban rozwiązuje to inaczej niż klasyczne listy: nie pyta ile masz rzeczy, tylko pokazuje co teraz blokuje przepływ. W tym artykule dostajesz jeden prompt, który skonfiguruje tablicę Kanban dla konkretnego projektu i od razu zamieni niepewność w ruch.
Kiedy użyć
- Gdy projekt stoi, bo nie wiesz, od czego zacząć.
- Gdy masz 20 zadań w toku i nic nie kończy się wtedy, gdy było zaplanowane.
- Gdy pojawiają się wąskie gardła: poprawki, czekanie na kogoś, „wrócę do tego”.
- Gdy odkładasz, bo zadania są zbyt duże lub zbyt niejasne.
- Gdy chcesz ogarnąć projekt solo (freelancer), w pracy (manager), albo w domu (rodzic).
- Gdy potrzebujesz prostych zasad: co robisz teraz, co później, a czego nie dotykasz.
Co przygotować przed użyciem
- Nazwa projektu i 1 zdanie celu (po co to robisz).
- Lista „wszystko, co siedzi w głowie” o projekcie (nawet w punktach, chaotyczna).
- 3–6 typów pracy, które realnie wykonujesz (np. pisanie, research, rozmowy, poprawki, ogarnianie).
- Ograniczenia czasu: ile godzin tygodniowo realnie masz na ten projekt.
- Narzędzie, w którym chcesz tablicę: {{narzedzie}} (np. Trello / Notion / Jira / kartka).
- Minimalna definicja „Zrobione”: po czym poznasz, że zadanie jest skończone.
- 1–2 stałe rytuały przeglądu (np. 5 min rano + 20 min w piątek).
Zasady dobrego promptowania w tym przypadku
- Opisz projekt jednym zdaniem i dodaj kontekst: dla kogo, po co, do kiedy.
- Podaj surową listę zadań, nawet jeśli jest chaotyczna: AI ma ją uporządkować.
- Poproś o limit WIP (Work In Progress): bez limitu Kanban zamienia się w listę.
- Wymuś „pierwszy krok w mniej niż 15 minut” dla zadań, które paraliżują.
- Ustal regułę blokady: kiedy zadanie trafia do „Blocked” i co ma mieć wpisane.
- Ustal definicję „Zrobione” tak, by nie wymagała perfekcji, tylko domknięcia.
- Poproś o rytm przeglądu i o to, co robić, gdy pojawi się nowe pilne zadanie.
Gotowy prompt (do skopiowania)
Zmienne, czyli szczegóły Twojej sytuacji, są w nawiasach {{…}}. Sprawdź jak je wypełnić: wpisz swój kontekst, wklej listę zadań, wybierz narzędzie i pozwól modelowi zaproponować kolumny, limity WIP oraz zasady przepływu.
Zmienne w tym promptcie:
- {{typ_pracy}}: 3–6 typów pracy w projekcie (np. research, pisanie, kod, rozmowy, poprawki, admin)
- {{kolumny}}: jeśli masz preferencje (np. Backlog / Do zrobienia / W toku / Do sprawdzenia / Done), albo zostaw puste
- {{limity_WIP}}: „Work In Progress” czyli „Praca w toku, która właśnie jest robiona”, ważne, aby ograniczyć multitasking, ustaw jeśli chcesz narzucić (np. „W toku max 3”), albo zostaw do propozycji
- {{tagi}}: etykiety, które pomogą sortować (np. „pilne”, „czekam”, „deep work”, „15 min”)
- {{rytm_przegladu}}: kiedy robisz przegląd (np. „5 min rano + 20 min w piątek”)
- {{definicja_done}}: po czym poznasz, że zadanie jest skończone
- {{narzedzie}}: Trello / Notion / Jira / kartka
- {{format}}: jak ma wyglądać wynik (np. „tabela + zasady + lista pierwszych kroków”)
Jesteś doświadczonym PM-em i trenerem Kanban. Pomóż mi ustawić tablicę Kanban dla mojego projektu tak, żeby projekt ruszył z miejsca i miał przepływ, a nie wieczną listę zadań.
Kontekst projektu:
- Cel w 1 zdaniu: {{cel_projektu}}
- Dla kogo / efekt końcowy: {{efekt_koncowy}}
- Deadline lub horyzont czasu (jeśli jest): {{deadline_lub_horyzont}}
- Ile realnie mam czasu tygodniowo: {{czas_tygodniowo}}
- Typ pracy w projekcie: {{typ_pracy}}
- Narzędzie: {{narzedzie}}
Moja surowa lista zadań / pomysłów / spraw (wklejam bez porządku):
{{lista_zadan}}
Wymagania:
1) Zaproponuj tablicę Kanban: kolumny ({{kolumny}} jeśli podane, inaczej zaproponuj).
2) Dla każdej kolumny podaj jasną zasadę „kiedy karta wchodzi / kiedy wychodzi”.
3) Zaproponuj limity WIP, czyli Work in Progress (Praca w toku, zadania, nad którymi właśnie pracujesz) ({{limity_WIP}} jeśli podane, inaczej zaproponuj) i uzasadnij je jednym zdaniem.
4) Dodaj 3–6 tagów/etykiet ({{tagi}} jeśli podane, inaczej zaproponuj), żeby szybko widzieć priorytety i blokady.
5) Zamień moją listę zadań na karty: każda karta ma mieć:
- tytuł (czasownik + rzeczownik),
- definicję „Done” (zgodną z {{definicja_done}}),
- pierwszy krok ≤ 15 minut,
- sygnał blokady: „co może zablokować” + „co robię wtedy”.
6) Wskaż 2–3 największe wąskie gardła i zaproponuj konkretne reguły przepływu, które je zmniejszą.
7) Zaproponuj rytuał prowadzenia tablicy: {{rytm_przegladu}} (jeśli pusty, zaproponuj) + co robić, gdy wpada nowe pilne zadanie.
8) Zakończ planem na najbliższe 48 godzin: które 3 karty biorę do pracy i jaki jest ich pierwszy krok.
Format odpowiedzi: {{format}}. Pisz krótko, operacyjnie, bez motywacyjnych tekstów.Przykład użycia
Wypełnione zmienne (krótko):
- {{cel_projektu}}: „Opublikować stronę oferty + 3 artykuły startowe dla prompty.pl”
- {{efekt_koncowy}}: „Strona działa, ma CTA do newslettera, a treści są gotowe do wklejenia w WordPress”
- {{czas_tygodniowo}}: „6–8 godzin”
- {{typ_pracy}}: „pisanie, edycja, research, publikacja, grafiki, administracja”
- {{narzedzie}}: „Trello”
- {{definicja_done}}: „opublikowane i sprawdzone na mobile/desktop”
- {{lista_zadan}}: „napisać artykuł o Kanban, poprawić CTA, zrobić obrazek wyróżniający, sprawdzić linki wewnętrzne, przygotować newsletter…”
Przykładowy wynik (skrót):
- Kolumny: Backlog → Gotowe do startu → W toku (WIP 3) → Do sprawdzenia (WIP 2) → Done + osobna kolumna Blocked
- Reguła: karta wchodzi do „W toku” tylko jeśli ma pierwszy krok ≤ 15 min i definicję Done
- Wąskie gardło: „Do sprawdzenia” rośnie, bo nie ma czasu na kontrolę → rytuał: 10 min sprawdzenia codziennie przed zakończeniem pracy
- Plan 48h: 3 karty w „W toku”, każda z pierwszym krokiem typu „otwórz plik i dopisz nagłówki H2” albo „stwórz 5 kart w Trello”
Najczęstsze błędy i poprawki
- Zbyt wiele kolumn → Zostaw 4–6 kolumn. Kanban ma pokazywać przepływ, nie model świata.
- Brak limitów WIP → Dodaj WIP, nawet jeśli boli. Bez tego zaczynasz wszystko i nie kończysz nic.
- Karty bez definicji Done → Dopisz Done w 1 zdaniu. Inaczej „prawie gotowe” będzie stałym stanem.
- Zadania zbyt duże, więc nie ruszasz → Wymuś pierwszy krok ≤ 15 min. Jeśli się nie da, to znak, że karta jest epikiem i trzeba ją podzielić.
- Brak „Blocked” i reguł blokady → Dodaj kolumnę „Blocked” albo tag „czekam”. Każda blokada musi mieć: na co czekasz i co robisz w międzyczasie.
- Wrzucone „pilne” niszczy plan → Ustal regułę wejścia pilnego: co wypada z WIP i kto decyduje.
- Tablica żyje tylko w kryzysie → Ustal rytuał 5 minut dziennie. Kanban bez rytmu zamienia się w cmentarz kart.
Warianty promptu
Krótki (dla mających mało czasu)
Ustaw mi Kanban dla projektu: {{cel_projektu}}.
Narzędzie: {{narzedzie}}. Czas tygodniowo: {{czas_tygodniowo}}.
Lista zadań: {{lista_zadan}}.
Chcę:
- kolumny + zasady wejścia/wyjścia,
- limity WIP,
- podział zadań na karty z pierwszym krokiem ≤ 15 min,
- plan na 48h: 3 karty do zrobienia.
Odpowiedz krótko i operacyjnie.Precyzyjny (gdy projekt jest trudny i łatwo utknąć)
Jesteś ekspertem Kanban. Projekt: {{cel_projektu}}. Narzędzie: {{narzedzie}}.
Uwzględnij moje ograniczenia: {{ograniczenia}} i ryzyka: {{ryzyka}}.
1) Zaproponuj kolumny i limity WIP.
2) Dla każdej karty dodaj: definicję Done, pierwszy krok ≤ 15 min, potencjalną blokadę i obejście.
3) Wskaż 3 wąskie gardła i reguły, które je zmniejszą.
4) Zaproponuj rytuał przeglądu: {{rytm_przegladu}}.
5) Zrób plan na 48h: 3 karty + pierwszy krok + kiedy je robię.
Lista zadań: {{lista_zadan}}.Dla początkujących (prosto, bez żargonu)
Pomóż mi zrobić prostą tablicę „Do zrobienia / Robię / Zrobione” dla projektu: {{cel_projektu}}.
Mam czasu: {{czas_tygodniowo}}. Używam: {{narzedzie}}.
Wklejam listę rzeczy: {{lista_zadan}}.
Zrób:
- podział na małe kroki,
- maks 3 rzeczy naraz w „Robię”,
- dla każdej rzeczy: pierwszy krok na 10–15 minut,
- plan na jutro: od czego zacząć.Następny krok
Powiązane: Prompt który pomoże odpowiedzieć na agresywną krytykę w pracy